|
 Документирование
Все
стандарты на модели управления подчеркивают необходимость и
ценность документирования. Документы необходимы любому
предприятию, вопрос только в том, сколько и каких.
 Прежде
чем разработать какой либо документ, необходимо ответить на
следующие вопросы:
  - зачем
он нужен и кто решает, что он действительно необходим;
- как
должен выглядеть документ и что он должен содержать;
- кто
разрабатывает, проверяет, утверждает документ;
- кто
должен пользоваться документом;
- как
хранить документ, как вносить изменения, как часто проверять
его правильность и актуальность;
- какие
записи (протоколы, акты, формы) составляются в процессе
работ, кто их составляет, где и кем они хранятся.
Установите
все требования к управлению документацией заранее (до
выпуска первых документов) и ознакомьте с ними работников,
которые затем будут разрабатывать документы. Такой подход
сбережет и время и деньги (не придется переделывать
документы).
Управление
документацией направлено на решение следующих задач:
- обеспечить
для всех работ, влияющих на результат, документальное
описание всех необходимых для их выполнения аспектов
(включая требования к выполнению и последовательность работ,
объем контроля, критерии оценки, потребность в оснастке,
инструментах, оборудовании и т.д.);
- обеспечить
для всех работ, влияющих на результат, документирование
результатов деятельности в необходимом объеме;
- обеспечить
документальное описание предприятия (распределение
полномочий, обязанностей, ответственности), документирование
принятых управленческих решений;
- обеспечить
эффективный документооборот и делопроизводство (в том числе
внешнюю корреспонденцию).
Методикой
МУП в отношении используемой документации определены
требования к процессам:
- разработки;
- внедрения
(ввода в действие);
- использования;
- отмены
и изъятия из обращения.
В
МУП проекте используются следующие типы документов:
1.
Миссия
2.
Видение
3.
Политика предприятия
4.
Цели предприятия
5.
Руководство по управлению предприятием
6.
Документированная процедура
7.
Методологическая инструкция (например, самооценка
руководства)
8. Инструкция
(например, должностная)
9. Программа
(например, партнёрства с поставщиками)
10. План-отчёт
(по процессу, по предупреждающим действиям и т.д.)
11. План
(например, качества)
12. Отчёт-анализ
(функционирования МУП и т.д.)
13. Перечень
(например, нормативной документации)
14. Реестр
(например, заинтересованных сторон)
15. Регистр
(например, экологических требований)
16. Карта
(например, отрасли)
17. Паспорт
(например, МУП)
18. Схема
(например, организационной структуры)
19. Матрица
(например, распределения ответственности по процессам)
|
|
Инжиниринг
бизнес процессов
Внедрение
«процессного подхода» в рамках МУП предусматривает:
- определение
процессов, необходимые для системы менеджмента и их
применение во всех подразделениях предприятия;
- назначение
владельцев процессов;
- определение
последовательности и взаимодействия процессов;
- разработку
документации по процессам;
- определение
показателей процессов, необходимые для расчета
результативности процессов, а также методы их расчёта;
- внедрение
и опытную эксплуатацию процессов;
- проведение
аудита процессов и их корректировку по итогам аудита;
- непрерывное
улучшение процессов.
При
внедрении процессного подхода целесообразно придерживаться
следующих правил:
- разбиение
деятельности предприятия на отдельные процессы целесообразно
вести с наложением процессов на организационную структуру
(разграничение между процессами целесообразно провести по
границам крупных структурных подразделений);
- после
выделения процессов не должно быть подразделений,
руководителей и сотрудников деятельность которых частично
или полностью не отнесена к конкретному процессу;
- при
выделении процессов необходимо назначать владельцев
процессов (каждый процесс должен иметь только одного
владельца, отвечающего за выполнение процесса и его
результаты). |